Columna semanal Competitividad Empresarial (20-mayo-2020)

¿Y su Comisión Mixta?

Autor: MSc. Carlos Romano Flores Molina, MEE

Es este el momento en que la Comisión Mixta de Higiene y Seguridad del Trabajo (CMHST) debería estar brillando con luz propia. Es precisamente también cuando la mayor cantidad de labor preventiva debiera estar tomando lugar en su organización, no solamente en el concepto tradicional de la prevención de accidentes, en donde el más y más de lo mismo sigue siendo el contenido continuo, sino que ahora se debiera trabajar vigorosamente en las acciones para reducir la posible incidencia y contagio del COVID-19.

Las funciones de ayuda y colaboración en la labor preventiva con la gerencia de la empresa son las ocupaciones en que se sintetiza el cometido de la CMHST. Esto debiera incluir protagónicamente la debida evaluación de las actividades en donde el riesgo de contagio puede estar presente y afectar la organización. 

Una CMHST efectiva debiera contribuir a desarrollar los procedimientos profilácticos orientados a evitar el COVID-19, pero también, colaborar en la identificación de otras secuelas que trae aparejadas, como las afectaciones en la salud mental que lleva a trabajar en contextos inéditos. 

cursosEn algunas organizaciones el trabajo preventivo está siendo delegado a una sola área funcional dejando de aprovechar ese formidable potencial de recursos que es la CMHST.  No debe caerse en la autocomplacencia de reunir la CMHST solo una vez al mes, puesto que ese requerimiento es una referencia mínima, de cumplimiento obligatorio. Una CMHST efectiva debiera convocarse cuantas veces sea necesario para cumplir correctamente con su función.

Los ejes temáticos en donde la CMHST podría colaborar son:

  1. Establecimiento de protocolos de acceso / salida de personal propio, contratista y eventual. 
  2. Procedimientos de limpieza y profilaxis de las áreas de mayor exposición al contagio. 
  3. Labores de concientización sobre la responsabilidad personal de prevención de contagio, ya sea por medios escritos, electrónicos, o bien, con recordatorios e instructivas vía WhatsApp, siendo esta una invaluable herramienta de divulgación. 
  4. Plan de respuesta ante la emergencia para casos activos. 
  5. Divulgación de lecciones aprendidas sobre situaciones identificadas. 
  6. Información sobre otras situaciones de riesgo. 
  7. Identificación y réplica de mejores prácticas efectuadas por otras organizaciones a nivel local y regional.

No se debe descuidar la gestión de esta emergencia en su fase actual de expansión, puesto que los estadios en los que este virus transcurre son relativamente predecibles con base en las experiencias de los distintos países.

La situación actual no solamente llama a cumplir con un rol protagónico de la CMHST en su empresa, sino que es también una excelente oportunidad para calibrar sus procesos, prácticas y mecanismos de actuación, ya que, en no pocos casos, este importante ente preventivo requiere guía profesional para optimizar sus procesos internos, entre otros perfeccionamientos. 

La CMHST debe funcionar de acuerdo con su marco regulatorio que es la ley 618, la cual señala en forma precisa sus atribuciones y sus procesos típicos. Con frecuencia, dentro de las organizaciones de mayor desarrollo, la gestión preventiva se concentra en la acción de un comité ejecutivo, o bien, en la acción del coordinador de Higiene y Seguridad, dejando de lado el importante trabajo que pudiera realizar la CMHST para complementar la actividad preventiva dentro de la empresa. 

adaptándonos a las nuevas realidadesEsta puede brindar una estructura de monitoreo de cumplimiento que es muy útil para cumplir con las exigencias de esta coyuntura, así como establecer un foro de discusión permanente para proponer medidas y calibrar la efectividad de aquellas que ya han sido implantadas. 

Las CMHST deben ejercer su función protagónica en este contexto porque la amenaza que las empresas están enfrentando es técnicamente la de un enemigo letal pero invisible, con alto impacto en términos humanos, pero también afectando la economía, y con visos de que muchas de las medidas de protección actuales serán normalizadas como parte de una nueva normalidad.

Usted debiera calibrar el funcionamiento actual de la CMHST en su empresa determinando si requiere soporte para su impulso o repotenciamiento en este contexto.  Algunas CMHST podrían estar sumidas en un nivel relativamente bajo de actividad ante la pandemia, cuando en realidad, su potencial es enorme para alcanzar resultados significativos, siempre y cuando exista un decidido apoyo gerencial, haciendo cumplir integralmente las funciones que la ley le ha encomendado. 

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MOTIVACIONAL

 

Columna semanal Competitividad Empresarial – 13-mayo-2020

Sistema de gestión: ¿Buen sirviente o mal amo?

 

Autor: MSc. Carlos Romano Flores Molina, MEE

Director Ejecutivo Cambio Cultural Consultores

 

En algunas organizaciones cabe hacerse la siguiente pregunta: ¿Hemos convertido nuestro sistema de gestión -de calidad, seguridad, inocuidad- en un buen sirviente nuestro, o acaso nos hemos convertido en simples sirvientes de este?

 

La pregunta no es trivial, puesto que en el imaginario colectivo de algunas organizaciones la administración de su propio sistema de gestión -y el sistema mismo- es considerado como una deidad, una entidad omnisciente, autónoma, a la que hay que servirle con complejos rituales, con engorrosos formatos, fastidiosos requerimientos, elaborados procesos, su abrumadora burocracia (¿o burro-cracia?), tanto que se ha perdido su intención original, que es dotar a la organización de versatilidad, confiabilidad operacional, pero sobre todo, capaz de producir mejoras continuas a los procesos de una manera ágil y sostenible.

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Las experiencias con las que uno puede encontrarse a veces son inverosímiles. Alguien decía por allí que la realidad, al ser relatada, a veces tiene que disminuírsele su contundencia, a riesgo que la mayoría de las personas no crean en ella.

 

El problema radica principalmente cuando los cuadros al cargo del sistema mismo se empeñan en encasillar cualquier actividad de la organización en el inflexible marco del sistema.  Entonces se producen allí una serie de errores que tienen efectos perjudiciales en el personal.

 

Un ejemplo simple: en algunos casos se trata de forzar a que los miembros de las comisiones mixtas de higiene y seguridad trabajen en función de supuestas no-conformidades del sistema de gestión, siendo esto contraproducente, puesto que lo que sus miembros deben producir es una colaboración en determinar causas y proponer acciones correctivas y recomendaciones, pero no estar gestionando trámites para satisfacer requerimientos de un constructo artificial.

 

Recientemente en una gran empresa el procedimiento del sistema de gestión para reportar un accidente era tan complejo que nadie los informaba; no porque alguien quisiera deliberadamente incumplir con las políticas establecidas, sino porque no se sabía ni siquiera por dónde comenzar.  Lo último que podía decirse de su sistema de gestión era que tuviese una orientación hacia los clientes, los usuarios, los que harían posible su gestión efectiva, pero no; se prefiere lo complejo, lo enmarañado, lo difícil, incluyendo una creencia tan grave como falsa, que la efectividad de un sistema radica en su complejidad y sofisticación: una receta para el fracaso.

 

En otra ocasión pude presenciar cuántas personas ingresaban a base de datos de los procedimientos principales del sistema de gestión, radicada en la intranet de la organización.  Se tomaron como referencia los últimos tres meses: solamente dos hits; dos personas, una de ellas el administrador; la segunda, un técnico de IT.  Debo decir que en esa gran organización pude notar la frustración y angustia del “diagramador en jefe” de los sistemas de gestión, quien además era el encargado, junto a un pequeño grupo, de redactar en un lenguaje metafísico, etéreo, canónico y exegético (pienso que no podría encontrar palabras más raras), los procedimientos de los sistemas. Esto, sin referirme a los copiosos y enrevesados flujogramas operacionales que lucían más como circuitos eléctricos que flujos lógicos de procesos y de control para efectuar un trabajo ágil y eficiente.

adaptándonos a las nuevas realidades

No se pretende en modo alguno descalificar a un sistema de gestión en específico, sino, poner en evidencia que hace falta una gran cantidad de trabajo por hacerlos amigables, fáciles y orientados hacia los usuarios.  Esta es también una de las curvas que se deben reducir, de aplanar, de lograr que las organizaciones revisen estos procesos tan elaborados que no son la idea original de un sistema de gestión funcional, sino más bien la muestra evidente de que el sistema es mantenido como una herramienta de mercadeo, pero con una baja efectividad; y peor aún, que nadie levanta la mano y señala -como en la vieja fábula del rey en el desfile luciendo su traje invisible confeccionado por un pícaro sastre- que el rey va desfilando desnudo.

 

La funcionalidad y la racionalidad de los sistemas de gestión deben ser calibradas a la luz de los resultados útiles obtenidos por sus usuarios, no por quienes tratan de justificar oficiosamente su trabajo haciendo tareas cuyo valor agregado y es altamente cuestionable.

 

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MOTIVACIONAL

Columna semanal Competitividad Empresarial (6-mayo-2020)

Investigaciones independientes

Autor: MSc. Carlos Romano Flores Molina

Director Ejecutivo Cambio Cultural Consultores

Cuando ocurre un accidente laboral con graves consecuencias, es importante plantearse la necesidad de contratar una investigación independiente, por las ventajas que esta conlleva cuando se contrasta con la que podría conducir la propia organización.

Vale la pena entender por qué una investigación imparcial puede brindar un panorama mucho más claro de un sinnúmero de variables causales. Cuando acontece un accidente, es muy posible que, dentro del fenómeno de causación, estén allí escondida una serie de comportamientos cuestionables, los cuales pueden ir desde conductas inapropiadas, acoso, amenazas, pasadas de cuenta o bien, comportamientos reñidos con la ética que también requieran del uso de la disciplina en cualquiera de sus dosificaciones, incluyendo una terminación laboral.

Algunos enfoques de “vaya y vea qué averigua”, o bien, “dejemos que esto se resuelva solo”, o el peor de todos “fue un acto o conducta insegura” pueden llegar a ser extremamente peligrosos para una organización, sobre todo cuando sus procesos productivos tienen un nivel considerable de riesgo operacional.  Es importante saber que ningún accidente de trabajo deja de impactar la cultura organizacional, la moral del equipo, así como las reglas no escritas y los equilibrios de poder dentro de esta; factores que no son menores, sino que deben ser valorados en su justa dimensión porque pueden actuar como precursores para que estos accidentes se repitan.

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Las investigaciones independientes pueden también ahorrarle una gran cantidad de recursos a una organización, pero esto no es todo, sino que puede traerle tranquilidad en el sentido de tener una vista independiente, sin intereses creados, con la disposición a decirle sin miedo alguno a la máxima jerarquía aquellos puntos que deben ser perfeccionados, conductas que pocas veces se tiene el suficiente “valor cívico” desde dentro, para exponer aquellas deficiencias que pueden tener un promotor o defensor poderoso, con nombre y apellido.

Las ventajas de la visión de un externo son numerosas. Primero que todo, puede hacer aflorar imperfecciones o contrasentidos que se tengan dentro de la gestión operacional que puedan impactar o deteriorar la visión de seguridad o de prevención de accidentes. Desde dentro de las organizaciones a veces es difícil desmarcarse de una agenda política interna, por más que uno quiera intentarlo, puesto que es una tendencia humana a proteger o justificar —bajo diversos encuadres psicológicos— lo propio o lo correspondiente a la “tribu” a la que pertenece cada quien, que son las unidades, departamentos o todo el entramado de afinidades, que el ser humano como ente gregario— es tan proclive a desarrollar, pero más, a justificar las acciones y omisiones propias, aún estas sean abiertamente cuestionables.

Uno de los beneficios más importantes es que en términos generales, la visión de una investigación externa o un “peritaje” independiente, puede identificar precursores de conductas y resultados riesgosos que son “falsos-positivos” de seguridad, es decir, aquellos planteamientos que puedan ser mutuamente contradictorios o antagónicos, por antonomasia, los encuadres mentales de “máxima seguridad” o “cero accidentes”, pero dentro de un contexto de recorte máximo de gastos o de muy baja o inexistente inversión , lo cual es casi-siempre una receta para el desastre.

Otras de las ventajas de las investigaciones independientes radican en la integración de diversos conocimientos. Hoy las organizaciones —cada vez más— están siendo configuradas como unidades de especialistas, con un enfoque muy tubular sobre los tramos de control operacional, primordialmente enfocados en optimizaciones locales, perdiendo así la perspectiva del “interés general”.

certificación del personal de limpieza

No se debe dejar de lado que la intención primordial de una investigación independiente radica en identificar la mayoría de los factores causales, principalmente aquellos sutiles o que estén disfrazados de prioridades operativas, y también aquellos, que tengan contradicciones con los valores organizacionales.

No se debe creer tampoco que cualquier investigación externa —por sí misma— es adecuada; aquí el factor de las competencias y habilidades, así como la formación técnica de quien la conduzca, será un factor determinante en los resultados.  Hay investigaciones que no son más que descripciones burdas de una causa directa o un fenómeno físico básico que se quedan solamente allí, en esa superficialidad que no abona en absoluto a una mejora sistémica de los procesos gerenciales. Como en todo, aquí la calidad y la reputación, son factores imprescindibles.

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adaptándonos a las nuevas realidades