Columna Competitividad Empresarial – 11-oct-2017: Mapeo de Procesos de Negocios.

Mapeo de procesos de negocios

Por: Lic. Carlos-Romano Flores Molina, MEE, Msc.

Director Ejecutivo CAMBIO CULTURAL CONSULTORES

Se refiere a las actividades relacionadas con la definición propia de una organización, identificando en los procesos internos principales, estableciendo cuál es la posición que está al cargo así como el proceso estandarizado que deberá ser completado, incluyendo la medición de efectividad dentro de los parámetros administrativos.

Esta es una de las metodologías más poderosas que pueden aplicarse a un negocio para identificar las duplicaciones, errores, reprocesos, burocracia o áreas expuestas por carecer de controles eficaces, pero principalmente, para ubicar aquellos pasos que no agregan valor a los clientes, tanto internos como externos.

Los mapas de proceso exhiben la relación entre los pasos e insumos para producir un resultado final que es típicamente un producto o servicio, o bien, su combinación, a la que denomino personalmente, productoservicio.

MOTOCICLISTAS2

Esta metodología de documentación tiene que ver no solamente con mostrar ordenadamente en un diagrama lo que una organización hace, sino, por qué lo hace, cuál es el estándar para el éxito operativo, así como la determinación de cada paso promoviendo la transparencia, facilitando así un formidable proceso de aprendizaje para el personal nuevo, o bien de refrescamiento, lo cual tiene que ser realizado periódicamente.

Esta sistematización forma parte del gerenciamiento permanente de una organización, no solamente como una tarea formal y necesaria, sino que también posee connotaciones estratégicas. No obstante su importancia, en la práctica profesional he podido notar ciertas desviaciones y vicios en que incurren ciertas organizaciones:

  1. Hacer del mapeo de procesos un fin y no un medio: Frecuentemente, se cree que la diagramación en sí misma es el propósito último, cuando en realidad, es apenas una etapa básica en donde mediante un equipo de trabajo interno cada proceso deberá plasmarse y revisarse críticamente, proponiendo cambios para su perfeccionamiento en eficiencia y controles, así como en su simplificación lógica para dotarle de un mayor valor agregado al cliente final.
  2. Delegación total de este trabajo en consultores: Los servicios de asesoría o consultoría son recomendados para la facilitación del proceso conjunto al liderar un equipo interno, en donde se deba incluir talento propio de suficiente calibre que conozca competentemente la organización. Si un consultor –interno o externo- queda 100% al cargo de este proceso, generará varios inconvenientes, principalmente, la no conservación interna del sentido de propiedad por parte del personal interno de la arquitectura de los mecanismos sobre los procesos más importantes de la organización.

Sci-Einstein Day!

Al realizar este mapeo, deberá asignarse a cada dueño-a de proceso un tiempo prudencial, para que en conjunto con esa fuerza de tarea multidisciplinaria, pueda revisar, identificar desviaciones, proponer y corregir los procesos actuales, y no pensar en forma simplista que si ya se levantó la información, se finalizó la tarea.

  1. Ausencia de referencias técnicas para el desarrollo de procesos: Frecuentemente las organizaciones realizan este ejercicio sin verificar la estructura o referencias normativas utilizadas, perdiéndose en improvisaciones evitables. Mi recomendación es que se puedan identificar y seleccionar una guía específica documentada, es decir, que haya una referencia conocida y consultable del modelo.
  2. Utilizar software poco conocido: Se debe enseñar al personal a pensar en términos de procesos y de sistematización para que ellos puedan identificar, no solamente su contribución personal, sino aquellos criterios bajo los cuales deberá medirse su desempeño. Es por eso que el software para mapeo y desarrollo de procesos debe ser de uso generalizado. Mi recomendación es Visio, que aunque es pagado, es muy accesible, aunque el Bizagi es también muy útil para esta tarea.
  3. Diagramar todos los procesos, cuando solamente –por el 80-20 de Pareto– deberían plasmarse los más relevantes y críticos.

direccion@cambiocultural.net

Somos asesores en las siguientes áreas de experticia-HSE (Seguridad Operacional, Higene Industrial y Medio ambiente) con lo cual podemos brindarle la asistencia y el soporte en las audi

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